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Mentions légales

Table des matières

PRÉAMBULE

ARTICLE 1 – DÉFINITION

ARTICLE 2 - NOTION DE DONNÉES PERSONNELLES

ARTICLE 3 - DONNÉES COLLECTÉES

ARTICLE 4 - L’OBLIGATION D’INFORMATION ET LE RESPECT DU CONSENTEMENT

ARTICLE 5 - FINALITÉS DES DONNÉES COLLECTÉES

ARTICLE 6 - UTILISATION DES DONNÉES COLLECTÉES

ARTICLE 7 - SÉCURITÉ DES DONNÉES

ARTICLE 8 - DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

ARTICLE 9 - LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉS

ARTICLE 10 - SANCTION EN CAS DE NON-CONFORMITÉ

ARTICLE 11 - INFORMATION DU SALARIÉ ET PUBLICITÉ

ARTICLE 12 - ENTRÉE EN VIGUEUR

PRÉAMBULE

Les présentes mentions légales précisent la mise en place du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) dans le SI ROC (réserviste opérationnel connecté) et définissent les engagements du major général des armées (MGA) pour la protection des données traitées par ce système d’information.

Le ministère des Armées accorde une importance toute particulière à la protection des données personnelles des utilisateurs de ce SI.

Le ministère des Armées informe des procédés de collecte des données personnelles, de leur utilisation ainsi que des options dont disposent les personnes concernées. Ces mentions légales pourront faire l’objet de modifications par le ministère des Armées en cas d’évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou techniques.

Le ministère des Armées respecte la loi « Informatique & Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, la loi « pour la confiance dans l’économie numérique » n°2004-575 du 21 juin 2004, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données, n°2016/679 du 27 avril 2016 qui est devenu applicable dans l’union européenne depuis le 25 mai 2018.

ARTICLE 1 – DÉFINITION

Le RGPD concerne le traitement et la circulation des données à caractère personnel, ces informations sur lesquelles les entreprises s’appuient pour proposer des services et des produits.

Il établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et des règles relatives à la libre circulation de ces données.

Il protège les libertés et droits fondamentaux des personnes physiques et en particulier leur droit à la protection des données à caractère personnel.

Les principaux objectifs du RGPD sont d’accroître à la fois la protection des personnes concernées par un traitement de leurs données à caractère personnel et la responsabilisation des acteurs de ce traitement.

L’objectif est également d’harmoniser la norme juridique européenne en matière de protection des données personnelles, afin qu’il n’y ait qu’un seul et même cadre s’appliquant à l’ensemble des États membres.

ARTICLE 2 - NOTION DE DONNÉES PERSONNELLES

Une donnée personnelle est une information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Il peut s’agir d’un nom, d’une photographie, d’une adresse IP, d’un numéro de téléphone, d’un identifiant de connexion informatique, d’une adresse postale, d’une empreinte, d’un enregistrement vocal, d’un numéro de sécurité sociale, d’une adresse email, etc.

Certaines données à caractère personnel sont sensibles, car elles touchent à des informations qui peuvent donner lieu à de la discrimination ou des préjugés : une opinion politique, une sensibilité religieuse, un engagement syndical, une appartenance ethnique, une orientation sexuelle, une situation médicale ou des idées philosophiques. Elles ont un cadre particulier, qui interdit toute collecte préalable sans consentement écrit, clair et explicite et, pour des cas précis, validés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Liberté (CNIL) et dont l’intérêt public est avéré. Aucune de ces données n’est présente dans ROC.

ARTICLE 3 - DONNÉES COLLECTÉES DANS LE SI ROC

Le SI ROC figure, en tant que système d’information permettant le traitement de données à caractère personnel, dans le registre des activités de traitement tenu à jour par le major général des armées.

La gestion des réservistes via le SI ROC nécessite la collecte d’informations via différentes sources (candidats ou réservistes, systèmes d’information RH, gestionnaires réserves…).

Les catégories de données collectées sont essentiellement l’état-civil (civilité, nom, prénoms, date naissance), des données métiers (identifiant défense, statut, corps, grade, contrat, fonction, compétences…) et des données de contacts (adresse postale et mail, téléphone).

A ce jour, il n’y a pas de données à caractère personnel sensibles dans ROC.

Le consentement

Avant tout recueil de données, le ministère des Armées ROC sollicite le consentement exprès de l’utilisateur du SI et, au préalable, donne des informations concernant notamment le type de données collectées, leurs finalités, le responsable de leur traitement et les différents droits que les personnes à l’origine des données sont à même d’exercer sur ces dernières.

Des informations issues d’autres systèmes d’information

Certaines informations traitées dans le SI ROC peuvent provenir d’autres systèmes d’information (les SI ressources humaines, notamment) qui détiennent des données concernant les réservistes qui ont finalisé leur engagement dans la réserve opérationnelle ou des anciens militaires faisant partie de la réserve opérationnelle de 2ème niveau (RO2).

Des cookies

Le SI ROC peut émettre des cookies. Ils permettent notamment au système de fonctionner efficacement et de se souvenir des préférences.

Il est toujours possible d’effacer les cookies stockés sur le terminal de connexion afin de supprimer définitivement les informations qu’ils contiennent.

ARTICLE 4 - L’OBLIGATION D’INFORMATION ET LE RESPECT DU CONSENTEMENT

Le major général des armées (MGA) garantit les droits d’accès, de rectification et d’opposition de leurs données sous réserve que les données concernées ne soient pas utile aux missions d’utilité publique.

Il garantit également, dans les conditions précisées ci-dessous, le droit à la limitation du traitement, le droit à l’oubli, le droit à la portabilité des données et le droit à l’effacement des données.

La réserve opérationnelle relevant d’une mission d’intérêt public, le droit à l’effacement de ces informations ne s’applique pas pour les réservistes sous contrat (ESR), pendant toute la durée de leur contrat et, pour les réservistes de la réserve opérationnelle de 2ème niveau (ancien militaire), pendant les 5 années durant lesquelles ils peuvent être rappelés.

Lors d’une candidature ou de la création d’un compte dans ROC, la personne concernée est informée du fondement juridique sur lequel la collecte de données se fait, sur le traitement effectué et sur ses droits (limitation, portabilité et recours).

ARTICLE 5 - FINALITÉS DES DONNÉES COLLECTÉES

Seules les données nécessaires et pertinentes au regard des finalités poursuivies sont collectées, dans le respect du principe de proportionnalité.

Le ministère des Armées ne collectera que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement.

Les données identifiées comme étant obligatoires sont nécessaires afin de pouvoir bénéficier des fonctionnalités correspondantes et plus spécifiquement des opérations sur les contenus proposés au sein de l’entreprise.

ARTICLE 6 - UTILISATION DES DONNÉES COLLECTÉES

Les données collectées dans le SI ROC sont traitées pour les besoins d’exécution des opérations sur les contenus du service.

Cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la loi soit :

  • la protection des intérêts légitimes de l’Etat,
  • l’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement,
  • le respect d’une obligation légale ou réglementaire,
  • la préservation de l’intérêt public, comme la prévention ou la détection d’une fraude ou d’un délit financier.

En aucun cas, les données ne seront traitées d’une manière incompatible avec ces finalités, sauf à recueillir un accord préalable.

ARTICLE 7 - SÉCURITÉ DES DONNÉES

Les données personnelles recueillies dans le SI ROC ne sont en aucun cas cédées, louées ou échangées à des tiers, à l’exception d’autres organismes du ministère des Armées, à moins que cela n’ait été clairement précisé lors de la collecte des données concernées.

Toutefois les données pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente ou encore, si cela s’avère nécessaire, aux fins de préserver ses droits et intérêts.

Tout utilisateur ouvrant un compte est invité à créer un identifiant et un mot de passe. Ce mot de passe doit impérativement rester secret. L’utilisateur reste responsable des accès à son ordinateur ou à ses appareils mobiles et doit se déconnecter à la fin de l’utilisation des services du SI ROC.

Les données personnelles étant confidentielles, le ministère des Armées limite leur accès aux seuls utilisateurs du ministère des Armées ayant besoin d’en connaître dans le cadre de l’exécution de sa mission.

Toutes les personnes ayant accès aux données personnelles sont liées par un devoir de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

ARTICLE 8 - DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les données sont stockées et conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités visées.

Les données personnelles seront conservées pendant toute la période pendant laquelle le major général des armées (MGA) est susceptible d’utiliser les services du SI ROC et pour des requêtes à des fins d’historique.

ARTICLE 9 - LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉS

Aux réserves près évoquées dans l’article 4, le ministère des Armées entend respecter l’intégralité des droits à l’égard du traitement de données personnelles vis-à-vis des utilisateurs :

  • le droit d’être informé sur l’utilisation des données personnelles ;
  • le droit d’accéder aux informations personnelles ;
  • le droit de demander la correction des données personnelles inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ;
  • la possibilité de demander la suppression des données (effacement ou opposition) ;
  • la possibilité d’exiger la transférabilité (droit à la portabilité) des données à un tiers.

ARTICLE 10 - SANCTION EN CAS DE NON-CONFORMITÉ

En cas de manquement aux obligations imposées par le RGPD, les entités concernées peuvent se voir infliger une amende.

ARTICLE 11 - INFORMATION DU SALARIÉ ET PUBLICITÉ

Les présentes mentions légales sont accessibles depuis la page d’accueil du portail ROC et depuis les chartes proposées « pour validation » aux candidats ou aux réservistes RO1 et RO2.

ARTICLE 12 - ENTRÉE EN VIGUEUR

Les présentes mentions légales sont applicables dès la date de leur publication.

Fait à Paris, le 10 juin 2019.